Innehållsförteckning

1. Skapa och hantera användare

Att hantera användare i Zoezi innebär att du kan lägga till nya kunder, personal och företagskonton i systemet, samt redigera deras uppgifter, tilldela roller och kontrollera deras åtkomst. Den här guiden går igenom hur du skapar nya användare och hanterar deras profiler på ett effektivt sätt.

Skapa en ny användare

För att lägga till nya användare navigerar du till Användare > Lägg till ny kund i systemet. Här kan du fylla i all nödvändig information såsom:

1. Namn och kontaktuppgifter – Ange förnamn, efternamn, e-post och telefonnummer.

2. Roll och behörighet – Välj om personen ska vara en kund, personal eller ett företagskonto. Tilldela en specifik roll, som tränare eller administratör, om användaren är personal.

3. Lösenord och inloggning – Skapa ett lösenord eller låt systemet automatiskt skicka ett e-postmeddelande till användaren för att skapa sitt eget lösenord.

Hantera användarprofiler

Du kan när som helst redigera användares profiler för att uppdatera kontaktuppgifter, roller eller annan viktig information.

1. Redigera profil – Gå till Användare > Visa alla och klicka på användarens namn. Här kan du ändra uppgifter som namn, e-postadress eller telefonnummer.

2. Byt roll – Om en användare får nya ansvarsområden kan du ändra deras roll under användarens profil genom att klicka på Ändra.

3. Hantera lösenord – Du kan återställa eller ändra ett användares lösenord om de har problem med att logga in. Dessa inställningar hittar du längst ner på användarens profil.

Slå samman användare

Ibland kan kunder av misstag skapa dubbletter av sina profiler. Genom att slå samman kundprofiler kan du säkerställa att korrekt information bevaras. Här är hur du går tillväga;

Steg 1: Förbered sammanslagningen

1. Jämför profilerna och bestäm vilken som ska behållas (den med mest korrekt information).

2. Om den profil som inte ska behållas innehåller något av följande, kan den inte slås samman förrän problemet åtgärdats:

   1. Obetald betalning

   2. Inkassoärende

   3. Aktivt eller historiskt medlemskap

   4. Personnummer registrerat

   5. Står som “Annan betalare” för den andra profilen

Steg 2: Slå samman profilerna

1. Gå till den profil som ska behållas.

2. Scrolla längst ner och klicka på Slå samman.

3. Sök upp profilen som inte ska behållas och klicka på Slå samman bredvid den.

4. Välj vilken information som ska behållas om samma fält finns på båda profilerna.

5. Klicka på Välj för att behålla informationen och slutför sammanslagningen.
   
   

Ta bort användare

I Zoezi kan du inte inaktivera kunder, men de kan tas bort om de inte längre ska finnas i systemet. Observera att personal däremot kan inaktiveras, vilket bevarar deras historik och data utan att de längre kan logga in eller använda systemet.

Inaktivera personal

• Gå till Användare > Personal och välj personalens profil.

• Klicka på Ändra och markera personen som inaktiv. Deras historik, inklusive schema och statistik, bevaras.

Ta bort användare

• För att ta bort en användare, gå till deras profil och välj Ta bort. obs! Detta tar bort all kopplad information och historik permanent.

1. Inaktivera personal – När du markerar personal som inaktiva behåller de sin historik, inklusive schema och statistik. Detta är ett säkrare alternativ än att ta bort roller, vilket skulle radera deras personalsida och därmed all kopplad data.

2. Ta bort användare – Att ta bort en användare raderar permanent all kopplad information och historik. Använd denna funktion med försiktighet.

Begränsningar att tänka på

• Personalroller måste tas bort innan du kan ta bort en användare.

• Kunder kan inte tas bort om de har:

  • Skickade autogirobetalningar

  • Värdekort

  • Giltiga träningskort eller medlemskap

  • Kommande betalningar eller inkassoärenden

Filtrering och sökning av användare

För att snabbt hitta en specifik användare, använd sökfältet. I sökfältet kan du söka på allt i systemet. Du kan också använda sök- och filterfunktionerna under Användare > Kunder > Avancerad sökning. Du kan där filtrera användare baserat på roller, grupper, kundstatus eller andra kategorier.

Anpassa kundinformation

I Zoezi kan du anpassa vilka uppgifter som samlas in vid kontoskapande, både från kunder och personal. Via Inställningar > Kundinformation kan du ställa in obligatoriska fält och valfria fält baserat på dina behov. Du kan också anpassa vilka fält som visas för extra deltagare vid bokning.

Anpassa fält för olika scenarier

• Personal kontra kund: Kraven på information kan variera beroende på om det är personal eller kunden själv som skapar kontot.

• Obligatoriska fält: Du kan göra vissa fält obligatoriska för att säkra viktig information tidigt i kundens registreringsprocess.

• Extra deltagare: Bestäm vilka uppgifter som behövs vid bokning av extra deltagare, till exempel vid kursbokningar.

  • När en kund bokar in en extra deltagare (t.ex. i en kurs) kan du ställa in vilka uppgifter som ska krävas för den extra personen. Du kan välja att ha färre, samma eller fler krav på information än för den primära kunden.
    
    

Utökade fält

Med Utökade fält i Zoezi kan du lägga till extra information i kundkort och anpassa om fälten ska vara obligatoriska eller valfria för olika scenarier, exempelvis vid kontoskapande eller vid köp.

Skapa ett utökat fält

1. Gå till Inställningar > Kundinformation.

2. Scrolla till Utökade fält och klicka på Lägg till.

3. Skriv texten du vill visa för kunden, till exempel “Jag godkänner villkoren”.

4. Välj om fältet ska vara obligatoriskt.

5. Välj fälttyp från listan:

   • Datum

   • Datum och tid

   • Flervalslista

   • Kryssruta

   • Kunder

   • Lista

   • Längre text

   • Pris

   • Tal

6. Klicka på Lägg till.

7. Välj till sist under vilka villkor fältet är tvingande, om något (vid registrering, köp eller för extra deltagare).

Användningsområden för utökade fält

• Intern datahantering: Samla in och organisera information som inte syns för kunderna, såsom intern status eller ansvarig personal.

• Kundspecifik information: Använd utökade fält för att samla in detaljer som är specifika för din verksamhet, exempelvis storlekar, företagsinformation eller kunders webbadresser.

• Obligatoriska kryssrutor: Lägg till kryssrutor för att få kunder att godkänna villkor, eller för att samla in annan viktig information vid registrering eller köp.

Utökade fält ger flexibilitet för att anpassa och samla in relevant information för både kunder och personal, vilket underlättar för bättre kundhantering och en mer anpassad service.

Vanliga frågor om användarhantering

Hur lägger jag till en ny användare?

Gå till Användare > Lägg till ny kund, och fyll i den information som krävs.

Kan jag inaktivera en användare?

Du kan inte inaktivera en kund, men du kan inaktivera personal för att behålla deras historik utan att de kan logga in.

Vad händer om jag tar bort en användare?

All kopplad information och historik raderas permanent när en användare tas bort.

3. Personal - Roller och behörigheter

I Zoezi definierar roller vilken tillgång användare har till olika funktioner och moduler. Genom att tilldela specifika roller till användare kan du säkerställa att varje individ har tillgång till rätt funktionalitet beroende på deras ansvarsområden. Detta är viktigt för att upprätthålla både säkerhet och effektivitet inom systemet.

Fördefinierade roller

Zoezi erbjuder några standardroller som kan användas för att snabbt tilldela rätt åtkomstnivåer till personal:

• Administratör – Full tillgång till alla systemfunktioner. Administratörer kan hantera både personal, kunder och alla systeminställningar.

• Tränare – Tillgång till att hantera kunder, se och administrera deras schema samt boka resurser.

• Receptionist – Begränsad tillgång till kundhantering och bokningssystemet, oftast för att kunna hjälpa kunder med att boka pass och hantera medlemskap.

Skapa och hantera roller

Som administratör kan du anpassa och skapa egna roller för att passa verksamhetens specifika behov. Att skapa skräddarsydda roller ger flexibilitet i att styra vem som har tillgång till specifika funktioner i systemet.

Skapa en ny roll

• Gå till Användare > Hantera behörigheter.

  • Klicka på “Skapa ny roll”.

  • Namnge rollen och definiera vilka behörigheter den ska ha genom att markera de moduler eller funktioner som rollen ska få tillgång till.

Tilldela roller till användare

• Använd sökfältet för att hitta personen du vill tilldela en roll till, eller lägg till en ny användare.

  • Klicka på Ändra.

  • I dialogen som öppnas navigerar du till fliken “Roller och grupper” och lägger till de roller du önskar tilldela personen i fältet “Roller” genom att välja roller i rullgardinsmenyn. Du kan också passa på att lägga till användaren i specifika grupper när du ändrar deras information.

    • Om användaren redan har en roll kan du också gå in på deras personalsida och klicka på Ändra. Då skrollar du ner i dialogen för att hitta fältet “Roller”. Välj den roll du vill tilldela användaren genom att välja roller i rullgardinsmenyn.

Redigera roller

• Du kan när som helst redigera roller genom att gå tillbaka till Inställningar > Roller, klicka på den roll du vill ändra och justera behörigheterna.

Anpassade behörigheter

Förutom de fördefinierade rollerna kan du skapa anpassade roller baserade på kombinationer av olika behörigheter. Detta är praktiskt när du har anställda som har specifika uppgifter, som kräver tillgång till en del av systemet men inte hela. Anpassade roller ger dig möjlighet att finjustera vilka moduler och funktioner en användare kan använda.

• Begränsade behörigheter: Använd detta för att tilldela rättigheter som t.ex. bara tillgång till rapporter, utan möjlighet att redigera dem.

• Utökade behörigheter: Tilldela tillgång till flera avancerade funktioner för användare som behöver administrera större delar av verksamheten.

Lista på behörigheter

Vanliga frågor om roller och behörigheter

Kan jag ändra roller för en användare?

Ja, du kan när som helst ändra en användares roll via deras profil och justera deras behörigheter därefter.

Kan jag skapa en ny roll?

Ja, gå till Inställningar > Roller och skapa en ny roll med önskade behörigheter.

Kan en användare ha flera roller?

Ja, en användare kan ha flera roller.

4. Användarsegmentering: Grupper, Status och Intresseområden

Att organisera användare i grupper och segment möjliggör effektiv hantering av olika kundtyper och underlättar administrationen i Zoezi. Grupper är samlingspunkter för kunder med gemensamma egenskaper, medan segmentering möjliggör att anpassa tjänster och kommunikation till specifika grupper.

Skapa en grupp

1. Gå till Användare > Grupper och klicka på Skapa ny grupp.

2. Fyll i namn och beskrivning av gruppen.

3. Lägg till användare och välj vilken typ av segmentering som passar (t.ex. grupp, lag eller familj).

4. Välj en eller flera ansvariga för gruppen (det kan vara personal eller en medlem, t.ex. lagledare).

5. Klicka på Spara.

Användningsområden

Grupper och segmentering är flexibla och kan anpassas efter olika behov:

• Träningsgrupper – Håll koll på klienter som tränar tillsammans i PT-sessioner eller gruppträning. Segmentera dem baserat på tränare eller tider.

• Medlemskap – Skapa grupper för olika medlemskap (t.ex. “Årskort”, “Månadskort”) för att enkelt hantera förnyelser och kampanjer.

• Företagsgrupper – Organisera företagskunder i grupper, så att abonnemang och fakturor kan hanteras smidigt.

• Kampanjer och utmaningar – Deltagare i marknadsföringskampanjer eller träningsutmaningar kan organiseras i grupper för bättre kommunikation och uppföljning.

Statusar och Intresseområden

• Statusar – Statusar fungerar som interna etiketter och kan användas för att märka och segmentera användare baserat på interna kriterier. Statusarna är endast synliga för personal och används ofta för att hålla koll på vilka åtgärder som behövs, eller för att följa specifika kundgrupper (t.ex. “Inaktiv”, “VIP-kund”). Administratörer kan skapa och hantera egna statusar för olika syften.

• Intresseområden – Användare kan själva välja intresseområden i sin profil, till exempel “Styrketräning”, “Yoga”, eller “Löpning”. Detta låter dig som administratör rikta kommunikation, marknadsföring eller specifika erbjudanden till kunder baserat på deras intresseområden. Till exempel kan du skicka riktade utskick till de som är intresserade av specifika klasser eller evenemang.

Fördelar med grupper och segmentering

• Effektiv hantering – Du får bättre kontroll över stora mängder användare genom att segmentera dem i hanterbara grupper.

• Riktad kommunikation – Skicka anpassade meddelanden till specifika grupper eller segment, vilket förbättrar kundupplevelsen.

• Anpassade tjänster – Skapa grupper för specifika tjänster, så att kunder med samma intressen eller behov kan erbjudas rätt produkter och tjänster.

• Boknings- och resursoptimering – Genom att använda grupper kan du optimera resursbokning och schemaläggning för att passa specifika användares behov.

Vanliga frågor om användarsegmentering

Hur skapar jag en ny grupp?

Gå till Användare > Grupper och klicka på “Skapa ny grupp”.

Kan en användare tillhöra flera grupper?

Ja, en användare kan tillhöra flera grupper samtidigt.

Hur segmenterar jag kunder baserat på deras intresseområden?

Använd funktionen Intresseområden i användarens profil för att rikta kommunikation baserat på deras intressen.

Hur tar jag bort en användare från en grupp?

Gå till gruppinställningarna och klicka på “Ta bort medlem” bredvid den person du vill ta bort.

5. Familjer och kontoanslutning

I Zoezi kan familje- och kontoanslutningar användas för att underlätta hantering av bokningar och betalningar för flera personer. Familjefunktionen är flexibel och låter inte bara familjemedlemmar utan även vänner och partners ansluta till en gemensam grupp. Det är användbart för situationer där en person ska boka eller betala åt andra, som vid barns aktiviteter eller gemensamma medlemskap. Familjekonceptet går längre än traditionella familjeband och innebär att personer i en familjegrupp kan boka och hantera varandras konton.

Skapa och hantera familjegrupper

1. Skapa en familjegrupp:

   1. Gå till Användare > Familj och klicka på “Skapa familj”.

   2. Lägg till medlemmar genom att söka och välja deras konton.

   3. Välj en huvudansvarig för familjegruppen, som får administratörsrättigheter för att hantera gruppens. bokningar och betalningar.

2. Hantera bokningar och betalningar:

   1. Den ansvariga personen kan boka tjänster och hantera betalningar för alla medlemmar i familjegruppen.

   2. Olika medlemmar kan tilldelas olika rättigheter, som att hantera bokningar eller betalningar.

Fördelar med familjegrupper

• Flexibilitet: Möjliggör delade bokningar och betalningar, vilket underlättar hanteringen för familjer, partners eller vänner.

• Delat medlemskap och ansvar: Kunder kan hantera gemensamma medlemskap och tjänster. Exempelvis kan en förälder boka träningstillfällen åt sitt barn, eller två partners dela träningsmedlemskap.

• Kontoanslutning utan familjeband: Familjegrupper kräver inte familjeband, utan kan även skapas av till exempel vänner som vill hantera sina träningsaktiviteter gemensamt.

Funktionalitet och administration

• Rollhantering: Den ansvariga i familjegruppen kan administrera bokningar och betalningar för alla medlemmar. Om fler ska ha rättigheter att hantera bokningar eller betalningar, kan dessa rättigheter ges i systemet.

• Delad historik: Genom kontoanslutning kan historik och bokningar ses och administreras av ansvariga medlemmar, vilket gör det enkelt att följa upp gemensamma aktiviteter.

Skillnaden mellan familj och grupper

Familjegrupper är särskilt utformade för att låta en användare hantera bokningar och betalningar för andra. Grupper används snarare för organisatoriska ändamål, som träningsgrupper eller företagsgrupper, där administrationen kan skiljas åt. Familjegruppen tillåter ett mer direkt och delat ansvar över aktiviteter och betalningar.

Vanliga frågor om familjer och kontoanslutning

Hur lägger jag till en ny familjemedlem i en familjegrupp?

Du kan lägga till en ny familjemedlem genom att gå till användarens profil och klicka på “Lägg till i familjegrupp”. Välj sedan en befintlig grupp eller skapa en ny.

Kan familjemedlemmar hantera varandras bokningar?

Ja, familjemedlemmar i en familjegrupp kan se och hantera varandras bokningar och betalningar om rättigheter har tilldelats.

Vad händer om jag tar bort en familjemedlem från en grupp?

Familjemedlemmen kan inte längre hantera bokningar eller betalningar, men deras historik bevaras.